Hoe strategisch timemanagement jou in 2021 gaat helpen….

Ontbreekt het je vaak aan tijd en inspiratie om met nieuwe plannen bezig te zijn? En wordt jouw dag opgeslokt door incidenten en vragen van anderen? Stop dan met werken en start met strategisch agendabeheer!

Met de volgende 5 tips helpen we je op weg naar meer ruimte in je agenda.

Strategisch timemanagement

Je hebt een prachtig bedrijf dat is gegroeid naar een substantiële omvang. Dat betekent dat je er steeds meer taken bij krijgt zoals het managen van personeel, klanten, leveranciers en ICT. Medewerkers weten je steeds vaker te vinden om 'even mee te denken' en ook jouw klanten doen nog het liefst zaken met jou persoonlijk. De keerzijde hiervan is dat er steeds minder tijd en inspiratie is voor het bedenken - en in de praktijk brengen - van jouw toekomstplannen. Kun jij dit tij nog keren zonder in groei in te leveren? Het antwoord is ja. Hoog tijd voor strategisch timemanagement!

Wat levert dit je op?

  • Het dwingt je om heldere en uitlegbare keuzes te maken in je prioriteiten. Allereerst voor jezelf maar het geeft ook duidelijkheid aan anderen, zoals je managers of medewerkers.
  • Het zorgt ervoor dat je van tevoren nadenkt over de acties en handelingen die je gaat ondernemen. Hierdoor laat je je minder leiden door de agenda van anderen.
  • Je houdt meer rekening met de timing van bepaalde werkzaamheden en je energieniveau. Hierdoor kun je meer gefocust werken.
  • De agenda’s van iedereen om je heen veranderen mee. Het dwingt ook anderen om beter over hun prioriteiten na te denken.
  • Er is in vergaderingen en 1-op-1 gesprekken meer aandacht voor de prioriteiten. Dit voorkomt lange vergaderingen waarin men verzandt in details.

Wat is jouw ideale werkweek?

Als ondernemer zou je minimaal 75% van je tijd bezig moeten zijn met strategisch belangrijke zaken, oftewel alle zaken die jouw bedrijf verder helpen naar jouw ambitie. Heb je deze ambitie nog niet duidelijk? Dan is dit de belangrijke eerste stap om te zetten. Werk je ambitie uit naar concrete activiteiten. Stel dat jij een stevige groeiambitie hebt waarin productinnovatie, ontwikkeling medewerkers en het onderzoeken van samenwerking de 3 belangrijkste activiteiten zijn. Zorg er dan voor dat je je agenda grotendeels richt op het bewerkstelligen van die 3 activiteiten. Dat hoeft niet per se te betekenen dat je zelf al het uitvoerende werk doet; het kan natuurlijk prima dat je de medewerker begeleidt die hier verantwoordelijk voor zijn. Op basis van bovenstaande voorbeeld zou een gemiddelde weekindeling kunnen zijn:
  • 8 uur: Innovatie. Bezoeken van leveranciers en beurzen, brainstorm met medewerkers R&D of uitwerken van plannen en business cases.
  • 8 uur: Ontwikkeling medewerkers. Coachen van managers en medewerkers, meedenken over trainingsaanbod, gesprekken met HR.
  • 8 uur: Samenwerking. Gesprekken met partners, ontwerpen financiering,
  • 8 uur: Reflectie en uitloop. Tijd voor evaluatie van jouw agendabeheer en ruimte voor onvoorziene zaken of uitloop van de 3 thema's.
  • 8 uur: Directie en ad hoc werkzaamheden, (strategische) klantgesprekken, gesprekken accountant en/of bank, functioneringsgesprekken, ISO audit, doornemen maandrapportages etc.
 Met name de 8 uur (=20%) reflectie en onvoorzien is belangrijk te bewaken. Allereerst is het belangrijk om eens per week te evalueren hoe de afgelopen week is vergaan. Heb je voldoende tijd en aandacht aan je prioriteiten besteed? Welke verbeteringen ga ik komende week doorvoeren? Daarnaast heb je altijd ruimte nodig voor onvoorziene zaken. En als je onverhoopt wat uren over hebt: loop eens (fysiek of digitaal) door je bedrijf en geef je medewerkers of processen jouw onverdeelde aandacht!

Stop met deze 5 tijd- en energieslupers.

Naast de bovenstaande indeling van jouw agenda zijn er een aantal 'verspillers' die iedere ondernemer zou moeten schrappen. Bewaken van werkwijze: Zie je dat bepaalden mensen niet op de manier werken zoals jij dat het liefst zou doen? En levert je dat soms irritatie op? Stop dan met je hierop te focussen en stuur op het resultaat in plaats van op de 'hoe'. Accepteer dat medewerkers soms een andere manier van het uitvoeren hebben dan jij het zou doen. Het bewaken en veranderen van die werkwijze kost uiteindelijk veel (negatieve) energie, voor jou en voor de medewerker. Door te sturen op het resultaat en de medewerker zelf de vrijheid te geven in het uitvoeren creëer je doorgaans medewerkers die meer verantwoordelijkheid nemen. Controleren: Veel ondernemers controleren nog alle facturen, maandelijkse cijfers én correspondentie die naar buiten gaat. Controleren is eigenlijk een overbodige handeling. Immers, als je vertrouwt op de kennis en zorgvuldigheid van medewerkers en op de processen in je bedrijf dan is de kans dat zaken doorgaans klein. Daarmee kost de controle vaak meer energie en tijd dan het het bedrijf oplevert. Als je merkt dat je dit vertrouwen nog niet hebt, onderzoek dan hoe je de kwaliteit van processen en medewerkers kunt verbeteren. Kun je medewerkers beter trainen? Of een foutgevoelig proces automatiseren?En is er toch een controle nodig vanwege de complexiteit of het afbreukrisico? Regel dan het 4-ogenprincipe met een andere collega. Zo voorkom je tijd- en energieverlies door het ontdekken van fouten. Het bijhouden van wet- en regelgeving: Met het bijhouden van wet- en regelgeving is een advocatenkantoor een heel jaar zoet. Het is daarom een illusie om dit als ondernemer bij te houden. Schakel een adviseur of kantoor in voor je belangrijkste juridische risico’s en zorg ervoor dat je verschillende medewerkers op hun vakgebied de belangrijkste wet- en regelgeving in de gaten houden. En vertrouw er op dat ze dit doen. Ingrijpen als je denkt dat het misgaat: Veel ondernemers hebben door hun jarenlange ervaring in het bedrijf een neusje voor het aanvoelen van mogelijke problemen die kunnen ontstaan. Toch is het goed om zaken soms fout te laten gaan zodat medewerkers hiervan kunnen leren. Kleine kans dat het daarna nog eens fout gaat. Vind je het toch lastig omdat dit ten koste kan gaan van die ene belangrijke klant? Bespreek dan van tevoren met de medewerker wat de belangrijkste risico's zijn en vraag je medewerker hoe hij/zij dit kan voorkomen. Niet efficiënte processen en dubbele handelingen: Kosten bepaalde acties je veel tijd? Ben je soms minuten aan het zoeken naar bestanden of moet je langs veel collega's om de juiste cijfers te achterhalen? Bedenk dan hoe dit beter kan en vraag de verantwoordelijke medewerker om een oplossing te bedenken hiervoor.

Van jouw agenda naar een cultuurverandering in jouw bedrijf.

Goed, jouw agenda is inmiddels wat leger maar hoe houd je dat zo? Simpel. Door regelmatig aan jouw managers of medewerkers te vertellen hoe jij jouw agenda inricht en met welk doel: namelijk om tijd vrij te maken voor de toekomst van het bedrijf. Daarnaast verwacht je ook van jouw medewerkers dat zij hun eigen werkzaamheden en overleggen kritisch tegen het licht houden en ook hier nadenken over het nut en de noodzaak. Een training timemanagement kan hierbij helpen maar in de praktijk zal het betekenen dat je vaak medewerkers met allerlei vragen en verzoeken terug moet sturen. Zorg er dan wel voor dat er voor belangrijke vragen altijd een moment is voor overleg. Als je het strategisch timemanagement consequent doorvoert zal iedere medewerker van tevoren beter nadenken over het doel van een overleg, het stellen van een vraag en het doen van een verzoek. En dat leidt in het beste geval tot meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap.

Geen tijd meer voor gezelligheid?

Als je dit consequent doorvoert zal je dus meer rust en ruimte krijgen. Maar dat gaat niet zonder slag of stoot. Zeker in het begin zal er weerstand zijn. Jouw medewerkers merken namelijk dat je wat strakker en zakelijker bent dan daarvoor. En zal niet door iedereen direct worden gewaardeerd. Immers, we zijn toch een familiebedrijf? Of we zijn toch juist groot geworden door hard te werken en elkaar veel te helpen? Om deze weerstand weg te nemen kun je vanaf het begin heel eerlijk zijn over jouw nieuwe manier van werken. En ook waarom je het doet: namelijk om het bedrijf gezond te houden én om zelf het plezier in ondernemen te houden.Zorg er daarnaast voor dat je wel voldoende tijd hebt voor het contact met je medewerkers en zorg dat je dan ook echt de aandacht voor hen hebt. Zo zorg je ervoor dat jouw bedrijf nog slimmer wordt en de goede sfeer in het bedrijf blijft!
Wil jij dit doorvoeren én heb je een zetje in de goede richting nodig of ? Neem dan vrijblijvend contact met ons op ! Wij kunnen je helpen met een goed agendaformat en helpen je graag om jouw nieuwe ritme vast te houden.